¿Cuál es el tiempo de conexión a la base de datos?

El tiempo de conexión a la base de datos es de 15 minutos, si antes de finalizar dicho tiempo no se ha guardado ningún dato, la conexión se pierde así como todos los datos escritos. Sin embargo cada vez que se guarda un dato el tiempo de conexión se renueva.

¿Cómo registrarse en el sistema?

Para poder introducir solicitudes en el sistema, es necesario registrarse en el sistema. Para ello, haga click en regístrese, en la zona de inicio de la web.
El sistema solicitará sus datos personales y profesionales. Es muy importante que introduzca la mayor cantidad de información (tanto datos obligatorios como datos que no lo sean), puesto que dicha información es necesaria para una adecuada gestión de las solicitudes.
La información marcada con (*) es de carácter obligatorio.
Como factor a reseñar, el sistema solicita una pregunta / respuesta para el caso en el que el usuario olvide el password de acceso. Al introducir esta respuesta, el sistema enviará a la dirección de registro, el password de acceso a la zona privada.
El sistema enviará, una vez finalizada la solicitud de registro, un email a la dirección especificada en el registro con la información referente al acceso ( usuario / password )
La dirección de e-mail especificada en el registro al sistema, será la que se utilice para cualquier notificación que se emita desde la Fundación.

Una vez registrado en el sistema y conseguido el login y el password para poder entrar en la web necesita, además de estos dos datos una imagen de un numero que esta situado a la derecha entre nuevo usuario regístrese y la pregunta ¿Ha olvidado su password?. Este se genera cada vez que se entra en el registro del sistema con lo que tendrá que incorporar el número generado cada vez que entre en la web.

¿Cómo solicitar una ayuda?

El solicitante que curse la petición de ayuda deberá ser aquella persona que desee ser la adjudicataria de la ayuda (Becario, Investigador principal, Investigador Visitante...).

Para poder cursar una nueva solicitud, debe entrar en su zona privada, introduciendo su usuario / pwd de acceso en el menú principal.

Haciendo clic en esta opción, el usuario podrá dar de alta una nueva solicitud. Solamente es posible insertar una solicitud por convocatoria.

En la lista de solicitudes solamente aparecerán los nombres de convocatorias que estén abiertas en el momento de tramitar la solicitud.

Pulsando en la convocatoria sobre la que se desea insertar una nueva solicitud, el usuario entrará en la zona de alta de solicitudes asociadas a la convocatoria deseada.

Tras seleccionar la convocatoria, si tiene la opción de renovación, el sistema solicitará al usuario si la solicitud a tramitar es de nueva adjudicación o renovación. En el caso de que sea renovación, el sistema solicitará el número de expediente al que va vinculada la renovación. Este número de expediente es el que se le asignó la primera vez que fue concedida la ayuda.

En caso de no conocer el mismo, se puede consultar la ayuda concedida como nueva adjudicación y ver el nº de expediente que fue asignado.

Zonas a cumplimentar en una solicitud

Nota : - A la hora de introducir información en la solicitud, todos los campos existentes en el formulario deben ser cumplimentados.
En todas las secciones de la solicitud está presente la barra de botones con las siguientes acciones:
Limpiar Formulario: Borra la información introducida en la sección.
Guardar : Guarda la información contenida en la sección, validando previamente la información de carácter obligatorio.
Finalizar Solicitud : Da por finalizada la solicitud. Comprueba que se ha insertado la información obligatoria en todas las secciones de la solicitud, registra la solicitud, la da por presentada en la Fundación Séneca y mediante un mensaje que aparece en la pantalla del solicitante, se le confirma el registro en la Fundación y el número de expediente correspondiente. Si la convocatoria lo requiere deberá aportar antes de la fecha de cierre la documentación complementaria especifica.

Solicitud

Desde esta zona se insertará la información de carácter general a la solicitud, así como la información de tipo específico, definida por la Fundación Séneca para la convocatoria.

Actividad

Desde esta zona se insertará la información relativa a la actividad sobre la que se solicita la ayuda. En resumen de la actividad, cuya capacidad es de 4.000 caracteres, se insertará un resumen que corresponda a la actividad para la que se pida la ayuda (en el caso de las asistencias a congresos el abstract de la ponencia, en el caso de becas el resumen de tesis doctoral o proyecto, en el caso de proyectos el resumen del proyecto...)

Intervinientes

Esta zona solamente estará visible para el caso en el que la solicitud de ayuda contenga a más de un interviniente (en proyectos a todos los miembros del equipo investigador, en becas al director de tesis o de proyecto, etc), al que se le asignará un rol, tal como Investigador, Colaborador, Director, etc. En el caso de proyectos de investigación, también se asignará a cada interviniente las horas de dedicación semanales, y el solicitante que será el Investigador Principal deberá aparecer como solicitante e Investigador Principal.

Gastos

Desde esta sección el solicitante podrá introducir el detalle de los gastos sobre los que se solicita ayuda.

El sistema diferencia entre gastos solicitados en ayudas con anualidades(proyectos…), y ayudas sin anualidades (Becas, divulgación científica…)

En el primero de los casos, la forma de introducir los gastos será la siguiente:

- Introducir concepto de gasto, debe elegir el concepto entre las opciones existentes en un campo desplegable.

- Introducir importe, al insertar la cantidad deseada el punto no debe utilizarse para los millares sino para los decimales, pues el sistema interpreta el punto como decimal. (Si solicita 1.258,50 €, debe introducir lo siguiente: 1258.50, y no poner el €)

- Introducir cantidad, indique la cantidad solicitada

- Descripción del gasto, describa el detalle de lo que está solicitando

A continuación se ha de pulsar en el botón de guardar (zona inferior de la barra de botones), con lo que se crea una tabla con el desglose de los gastos introducidos en la parte inferior de la ventana.

Gastos en ayudas a proyectos ( ayudas con gastos por anualidades ) :

La forma de introducir gastos será la siguiente :

- Introducir concepto de gasto, debe elegir el concepto entre las opciones existentes en un campo desplegable.

- Introducir importe, al insertar la cantidad deseada el punto no debe utilizarse para los millares sino para los decimales, pues el sistema interpreta el punto como decimal. (Si solicita 1.258,50 €, debe introducir lo siguiente: 1258.50, y no poner el €)

- Introducir cantidad, indique la cantidad solicitada

- Anualidad, se elegirá el campo desplegable el año en el que se producirá el gasto

- Descripción del gasto, describa el detalle de lo que está solicitando

A continuación se ha de pulsar en el botón de guardar (zona inferior de la barra de botones), con lo que se crea una tabla con el desglose de los gastos introducidos en la parte inferior de la ventana.

Los gastos se podrán borrar, pulsando en el icono de borrado.

Datos Bancarios

Desde esta sección se podrán introducir los datos de información bancaria asociados a la solicitud.

Nota : El NIF / nombre del titular en la mayoría de los casos se debe de corresponder con el nombre del solicitante.

En el caso de ayudas a grupos ( proyectos de investigación, organización de congresos…), en este campo debe de aparecer el CIF y titular debe corresponder con los datos del organismo en el cual se desarrolla la actividad.

Anexos

Desde esta sección, se podrán descargar anexos vinculados a la solicitud, cumplimentarlos en su PC, y anexarlos a la misma.

La forma de cumplimentar anexos se realiza en tres pasos:

1º. Descarga del anexo. Pulsando en el hipervínculo (en la palabra "aquí"), se abre el documento, se descarga en el ordanador personal y se procede a su cumplimentación.

2º. Una vez cumplimentado el anexo en el ordenador local, es fundamental que el fichero se guarde en Word o PDF con el nombre que aparece en el sistema, para que se anexe correctamente a la solicitud. Después se pulsa en examinar y se selecciona el archivo correspondiente.

3º. Para finalizar, se pulsa en insertar (este proceso puede tardar unos segundos, dependiendo del tamaño del archivo). El sistema validará el nombre del fichero que se intenta anexar a la solicitud. Después aparecerá la posibilidad de "Visualizar anexo" y de "Borrar"

Nota : Este proceso deberá realizarse para cada uno de los archivos a anexar. No debe cambiarse el nombre de ningún archivo.

Cuando el anexo se trate del Curriculum Vitae y el solicitante desee adjuntar un modelo normalizado distinto del facilitado por la Fundación, podrá adjuntarlo siempre que el anexo sea un documento Word o PDF, y se guarde con el mismo nombre que el que se asignó al modelo facilitado por la Fundación.

¿Cómo incorporar un interviniente a mi solicitud?

Para poder insertar otros participantes en la solicitud (investigador, colaborador, director de tesis...), estos deben de haberse registrado previamente en el sistema, y facilitar al solicitante su DNI, para que este último desde el apartado "Intervinientes" lo pueda incorporar a su solicitud.

La ley de protección de datos no permite visualizar la información registrada en el sistema, así pues, en la solicitud, solamente se visualizará el DNI y nombre del interviniente. El sistema recogerá del registro de cada interviniente, la información de carácter personal y profesional asociada a cada uno. Es posible que la Fundación haya decidido incluir como obligatoria, determinada información de carácter personal o profesional asociada a un tipo de interviniente, necesaria para poder resolver a favor o en contra la solicitud, y que puede que no haya sido informada por el interviniente al registrarse en el sistema. La web informará al intentar insertar un interviniente que no tenga toda la información necesaria, que este debe introducirla en el mismo (modificación de datos del registro ). El solicitante debe de ponerse en contacto con el interviniente al que desea agregar en la solicitud, para que actualice dicha información.

¿A qué hora se cierra el plazo de presentación de solicitudes?

Cada convocatoria tiene una fecha de cierre del plazo de presentación específica, pero la hora de cierre es siempre a las 14 horas, del día correspondiente.

¿Cómo consultar mis solicitudes? ¿Quién puede realizar consultas de la solicitud?

Para poder realizar una consulta de sus solicitudes, debe entrar en su zona privada, introduciendo su usuario / pwd de acceso en el menú principal.

Sólo el usuario que tramita la solicitud puede visualizar la misma aunque la solicitud lleve asociada distintos intervinientes.

Desde esta opción el usuario puede realizar una consulta de las convocatorias a las que ha presentado una solicitud, visualizando además el estado actual de la convocatoria y el estado de la solicitud.

Haciendo clic en una solicitud tramitada, se podrá ver el contenido en modo consulta de la solicitud.

Una solicitud puede contener los siguientes estados:

Borrador: El estado borrador es el estado en el que se encuentra una solicitud que no ha sido finalizada todavía, es decir, una solicitud para la que no se ha cumplimentado todavía toda la información requerida.

Presentado: Una solicitud presentada es aquella para la que se han cumplimentado todos los datos y ha sido finalizada produciéndose su registro en la Fundación Séneca. Si la convocatoria lo requiere deberá aportar antes de la fecha de cierre la documentación complementaria específica. A partir de este momento cuando se vuelve a consultar la solicitud, ésta estará en estado "Presentado" y tendrá un número de expediente asignado.

Nota Importante: Una vez finalizada una convocatoria se da automaticamente de alta en el sistema , generando su numero de expediente en la Fundación . Si se desea modificar la solicitud presentada, se pueden insertar nuevos datos cuantas veces se considere oportuno quedándose en el sistema la última versión. Al haber presentado ya la solicitud, el botón "Finalizar" habrá desaparecido y en su lugar aparecerá el botón "Guardar".

Haciendo clic en cualquiera de las solicitudes que estén tramitadas, el usuario podrá visualizar en modo consulta o modificar la solicitud si esta se encuentra en estado borrador o por finalizar y la convocatoria permanece todavía abierta.

¿Cómo imprimir la solicitud?

Una vez se haya cumplimentado la solicitud, cada vez que se entra a consultarla y antes de pulsar en "Modificar", se tiene una visión completa de lo cumplimentado en todos los apartados, excepto en los anexos. Colocándose el cursor sobre la solicitud y pulsando sobre el botón derecho del ratón, se despliega un menú en el que aparece la opción "imprimir". Los anexos se pueden grabar sin ninguna dificultad desde su ordenador antes de insertarlos, o visualizándolos una vez insertados en la solicitud.

¿Cómo modificar una solicitud?

Para poder modificar una solicitud, debe entrar en su zona privada, introduciendo su usuario / pwd de acceso en el menú principal.

Una solicitud solamente puede ser modificada en el caso de que la convocatoria esté abierta. Pueden darse varios casos :

1º Que el solicitante no haya finalizado la solicitud ( no haya terminado de introducir la información asociada a la solicitud y pulsado en la opción "Finalizar"). En este caso, el usuario puede seguir completando la información. Si se han insertado los anexos y se desea realizar algún cambio en los mismos, deberán realizarse los cambios oportunos en los anexos guardados en el ordenador personal, grabar y volver a repetir la operación de insertar los anexos en la solicitud.

2º Qué la solicitud haya sido finalizada y la convocatoria permanezca abierta. En este caso, se podrán realizar modificaciones, sin olvidar guardar de nuevo la solicitud para que queden reflejados los cambios realizados en la misma. Si se han insertado lo anexos y se desea realizar algún cambio en los mismos, deberán realizarse los cambios oportunos en los anexos guardados en el ordenador personal, grabar y volver a repetir la operación de insertar los anexos en la solicitud.

3º En el caso de que la convocatoria esté cerrada, la solicitud no podrá ser modificada.

¿Cómo modificar mi información fiscal?

Desde esta opción de menú se puede informar de los datos fiscales, de cara al cálculo del IRPF asociado a los pagos que se generan al solicitante en caso de concederle la ayuda.

Toda modificación que se realice, debe de ser acompañada del correspondiente modelo 145 firmado, y presentado en el Registro de la Fundación, para que los cambios realizados previamente surtan efecto.

¿Cómo aceptar una solicitud?

Si la solicitud es concedida, dentro de su zona privada existirá una opción de aceptar la solicitud. La liberación de pagos asociados a la concesión de una solicitud no se realiza hasta que la misma no es aceptada. Los pagos que requieran de una justificación adicional, no serán liberados hasta que no se presenten las justificaciones oportunas en el Registro de la Fundación.